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Datenschutzerklärung

Stand: 09.11.2026

1. Das Wichtigste in Kürze

Diese Datenschutzerklärung gilt für soulmate-match.de (auch www.soulmate-match.de), die Webseite der Hochzeitsmesse „SOULMATE – Der Hochzeitsmarkt“, mit allen Funktionen: Bewerbungen von Ausstellern, Flohmarkt-Verkäufer:innen und Second-Match-Verkäufer:innen, Kundenbereich für Aussteller, öffentliche Match-Seiten, Buchung und Bezahlung von Plätzen, Kauf von Besucher-Tickets und Check-in am Messetag.

  • Kein Tracking, keine Analyse, keine Werbe-Cookies. Beim normalen Besuch setzen wir überhaupt keine Cookies. Deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner (Abschnitt 6).
  • Die Seite läuft auf einem Server in Deutschland. Schriften und alle Bestandteile kommen von unserem eigenen Server, nicht von Google oder anderen fremden Servern.
  • Daten verarbeiten wir vor allem, wenn du dich bewirbst, einen Platz buchst, Tickets kaufst, den Kundenbereich nutzt oder uns schreibst. Für Tickets fragen wir keinen Namen ab (Abschnitt 14a).
  • Bezahlen läuft über Stripe. Dafür leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe weiter; deine Karten- oder Kontodaten bekommen wir nie (Abschnitt 15). Am Messetag zahlst du am Second-Match-Stand und an der Tageskasse auch mit Karte am Terminal (Abschnitt 13 und 14a).
  • Aussteller, die bei uns einen Stand gekauft haben, laden wir per E-Mail zu späteren Messen ein. Dem kannst du jederzeit widersprechen (Abschnitt 17 und 24).

2. Verantwortlicher und Kontakt

JREvent GmbH Adolf-Kolping-Str. 1 53909 Zülpich vertreten durch die Geschäftsführer Justin Röttgen und Nadin Röttgen

E-Mail: messe@jrevent.eu Telefon: 0160 3340003

Für alle Fragen zum Datenschutz und um deine Rechte auszuüben (Abschnitt 23), schreib uns am einfachsten an messe@jrevent.eu. Dieses Postfach betreiben wir bei Zoho Mail mit Datenhaltung in einem Rechenzentrum in der EU (Abschnitt 20).

3. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht (§ 38 BDSG, Art. 37 DSGVO). Deine Fragen beantworten wir direkt unter der Adresse aus Abschnitt 2.

4. Hosting, Server und Datensicherung

Webseite, Datenbank und hochgeladene Bilder liegen auf einem Server, den wir bei der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, gemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Wir verwalten ihn selbst (mit der Software Coolify); die verschlüsselten Verbindungen nimmt ein Programm auf demselben Server entgegen (Traefik). Die Datenbank ist aus dem Internet nicht direkt erreichbar.

netcup stellt Hardware, Rechenzentrum und Internetanbindung bereit und verarbeitet Daten dabei nur in unserem Auftrag (Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Datensicherungen: Wir sichern Datenbank und hochgeladene Bilder regelmäßig, damit nach einer Störung nichts verloren geht. Die Sicherungen liegen verschlüsselt übertragen auf einem eigenen Speichersystem der JREvent GmbH in Deutschland (nicht bei einem fremden Anbieter) und werden nach höchstens 30 Tagen überschrieben. Gelöschte Daten verschwinden deshalb erst mit dem Überschreiben auch aus den Sicherungen. Bis dahin nutzen wir Sicherungen nur, um nach einer Störung Daten wiederherzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb); soweit Bewerbungs-, Konto- oder Buchungsdaten betroffen sind, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Aufruf der Webseite und Protokolle

Wenn du die Seite aufrufst, schickt dein Browser technisch bedingt deine IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die Browser-Kennung (User-Agent) an unseren Server. Ohne diese Angaben können wir dir die Seite nicht ausliefern.

  • Keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adresse: Wir speichern keine Liste, wer wann welche Seite aufgerufen hat.
  • Protokolle der Anwendung: Unsere Anwendung schreibt technische Meldungen in ein Protokoll, etwa Fehlermeldungen oder „Buchung #31 bezahlt“. Wir schreiben dort bewusst nur die Art des Vorgangs und laufende Nummern hinein – keine Namen, E-Mail-Adressen, Anschriften, IP-Adressen, persönlichen Links oder Prüfnummern. Nur ausnahmsweise kann eine automatische Fehlermeldung der eingesetzten Software eine Angabe aus der fehlgeschlagenen Anfrage enthalten. Alle diese Protokolle löschen wir spätestens nach 14 Tagen.
  • Wir führen diese Daten nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht für Werbung oder Statistik aus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Seite auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren.

Ein Cookie-Banner ist nur nötig, wenn eine Seite Informationen auf deinem Gerät speichert oder ausliest, die für den gewünschten Dienst nicht unbedingt erforderlich sind – etwa für Statistik, Werbung oder eingebettete Inhalte anderer Anbieter (§ 25 TDDDG). Das tun wir nicht.

Öffentliche Seiten (Startseite, Bewerbungsformulare, Rechtstexte, deine persönliche Buchungs- oder Second-Match-Seite, „Link verloren“, Ticketkauf, deine Ticket-Seite, „Tickets erneut senden“, die Seite nach der Zahlung): keine Cookies, kein Local Storage, kein Session Storage.

Technisch notwendig speichern wir nur:

  • Cookie payload-token – Kundenbereich für Aussteller, Check-in, Second-Match-Bereich für unsere Helfer:innen, Admin – nur nach deiner Anmeldung: weist dich als angemeldet aus; nur für unseren Server lesbar (HttpOnly), nur über HTTPS (Secure). Dauer: 2 Stunden ab Anmeldung bzw. ab der letzten Verlängerung der Sitzung (z. B. beim Scannen am Einlass), beim Abmelden gelöscht.
  • Zeitstempel im Session Storage (soulmate-sitzung-verlaengert) – nur Check-in- und Second-Match-Seiten für unser Team: merkt sich, wann die Anmeldung zuletzt verlängert wurde. Dauer: bis der Tab geschlossen wird.
  • Etikettenformat im Local Storage (sm-etikett-format) – nur Second-Match-Bereich für unser Team: merkt sich auf dem Gerät, auf welches Format (Etikettenrolle oder A4) gedruckt wird. Dauer: bis zum Löschen im Browser.
  • Einstellungen im Local/Session Storage und ggf. Cookies payload-theme, payload-lng – nur Admin-Bereich, den nur unser Team nutzt: Darstellung, Sprache, Zwischenablage und Meldungen der Bedienoberfläche. Dauer: Cookies ein Jahr, Session Storage bis zum Schließen des Tabs, Local Storage bis zum Löschen im Browser.

Die Rechenaufgabe gegen Spam (Abschnitt 8) setzt keine Cookies.

Nur auf unserer passwortgeschützten Testumgebung (nicht auf soulmate-match.de), die unser Team und Personen nutzen, denen wir das Passwort geben: Nach der Eingabe des Passworts setzen wir das Cookie soulmate_testseite, damit du es nicht bei jedem Aufruf neu eingeben musst. Es enthält nur einen Prüfwert, der für alle gleich ist – keinen Namen, keine Kennung deiner Person; nur für unseren Server lesbar (HttpOnly). Dauer: 30 Tage.

Rechtsgrundlage: Für das Speichern und Auslesen § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von dir gewünschten Dienst, z. B. die Anmeldung). Für die damit verbundene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (dein Konto) bzw. lit. f (sichere Bedienung durch unser Team).

Stripe: Klickst du auf „Zahlungspflichtig buchen“ bzw. beim Ticketkauf auf „Zahlungspflichtig bestellen“, leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe (checkout.stripe.com) weiter. Dort setzt Stripe eigene Cookies, unter anderem gegen Betrug. Dafür ist Stripe verantwortlich (Abschnitt 15). Auf unseren eigenen Seiten laden wir keine Skripte von Stripe.

Die Schrift „Bricolage Grotesque“ liegt auf unserem Server. Beim Aufruf entsteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Diensten. Wir betten keine Inhalte anderer Anbieter ein – keine Karten, Videos, Social-Media-Beiträge, Chat-Fenster oder Statistik-Werkzeuge. Profilbilder im Login-Bereich laden wir nicht von Diensten wie Gravatar.

Links zu anderen Seiten (z. B. das Instagram-Symbol oben und unten auf jeder Seite, das zu unserem Instagram-Profil führt, „Route planen“ zu OpenStreetMap oder auf den Match-Karten Website und Instagram der Aussteller) sind einfache Links. Das Instagram-Symbol liegt auf unserem Server; von Instagram bzw. Meta wird beim Aufruf unserer Seite nichts geladen. Erst wenn du draufklickst, verbindet sich dein Browser mit der anderen Seite; die erfährt dabei höchstens, dass du von soulmate-match.de kommst. Was dort mit deinen Daten passiert, verantwortet der jeweilige Anbieter.

8. Schutz vor Spam und Missbrauch

Damit niemand unsere Formulare massenhaft missbraucht, fremde Postfächer mit Mails füllt oder persönliche Links errät, nutzen wir:

  1. ALTCHA: Vor dem Absenden löst dein Browser im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe. Aufgabe und Prüfung laufen auf unserem eigenen Server; die Software kommt von unserem Server. Keine Cookies, keine Weitergabe an Dritte, keine Bilderrätsel. Auch beim Ticketkauf und bei „Tickets erneut senden“ (Abschnitt 14a) und beim Widerruf über die Schaltfläche (Abschnitt 13a) – dort ohne Bilderrätsel und ohne weiteren Schritt für dich; klappt die Prüfung nicht, kannst du jederzeit per Mail oder Brief widerrufen.
  2. Unsichtbares Prüffeld: Ein Feld, das Menschen nicht sehen. Ist es ausgefüllt, stammt die Einsendung fast sicher von einem Programm und wird verworfen.
  3. Grenzen je IP-Adresse, unter anderem: höchstens 5 Formulare in 10 Minuten; 10 Ticketbestellungen in 10 Minuten und höchstens 40 bestellte Tickets innerhalb von 36 Minuten; „Link verloren“, „Tickets erneut senden“, Adresse ändern nach dem Ticketkauf und „Passwort vergessen“ je 5 in 10 Minuten; 10 Anmeldeversuche in 10 Minuten; 20 ungültige persönliche Links in 10 Minuten. Dafür halten wir deine IP-Adresse kurz im Arbeitsspeicher fest.
  4. Grenzen je E-Mail-Adresse: höchstens 3 Bestätigungsmails in 24 Stunden, 3 Anfragen „Link verloren“, 3 Anfragen „Tickets erneut senden“ und 3 Anfragen „Passwort vergessen“ pro Stunde. Dafür zählen wir mit einem Hashwert der Adresse (eine Art Prüfsumme, aus der die Adresse nicht im Klartext hervorgeht). Außerdem begrenzen wir Klicks je Buchung (z. B. Reservieren, Bezahlen) und verschicken je Buchung höchstens alle 15 Minuten einen neuen Link, je Ticket-Bestellung höchstens alle 15 Minuten die Tickets erneut. Eingangsbestätigungen für Widerrufe schicken wir an dieselbe Adresse höchstens 3-mal in 24 Stunden; Schreibweisen derselben Adresse (z. B. mit „+Zusatz“) zählen dabei als eine.
  5. Tagesgrenze: Insgesamt verschicken die Formulare höchstens 200 Bestätigungsmails in 24 Stunden; ist die Grenze erreicht, verschicken wir auch über „Link verloren“ und „Tickets erneut senden“ bis zum nächsten Tag keine Mails. Die Zahl ermitteln wir aus den vorhandenen Bewerbungen. Für Widerrufe gilt eine eigene Grenze von 100 Mails in 24 Stunden; darüber speichern wir den Widerruf trotzdem, sagen dir das auf der Seite und bestätigen ihn dir von Hand (unser Team erfährt es sofort). Mehr als 500 Widerrufe in 24 Stunden nimmt die Schaltfläche nicht an; die Seite nennt dir dann unsere Mail-Adresse.
  6. Sperre bei falschem Passwort: Nach 5 Fehlversuchen ist ein Konto für 10 Minuten gesperrt.

Die Zählungen nach Nr. 3 und 4 liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht in der Datenbank und nicht in Dateien – außer der Grenze von 15 Minuten je Buchung bzw. Ticket-Bestellung (sie ergibt sich aus dem Zeitpunkt des letzten Versands am Eintrag) und bei Widerrufen (Nr. 4 letzter Satz und Nr. 5): Dort zählen wir aus den nach Abschnitt 13a ohnehin gespeicherten Widerrufen, ohne Hashwert und ohne IP-Adresse. Abgelaufene Einträge (älter als 10 Minuten, eine Stunde bzw. 24 Stunden) zählen nicht mehr und werden bei nächster Gelegenheit entfernt, spätestens beim nächsten Neustart der Anwendung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Systeme und der Schutz anderer Menschen davor, dass ihre Adresse ohne ihr Wissen eingetragen oder ihr Link durch fremde Anfragen ungültig wird. Soweit die Rechenaufgabe dein Gerät nutzt: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

9. Bewerbung als Aussteller (Dienstleister)

Daten:

  • Pflicht: Firma bzw. Name, Kategorie, Ansprechpartner:in, E-Mail-Adresse, Beschreibung deines Angebots, ob du Strom am Stand brauchst (wenn ja: welche Geräte, ungefähr wie viel Watt – das übernehmen wir bei einer Zusage in deine Buchung); Bestätigung, dass du als Unternehmer buchst, und dass du diese Datenschutzerklärung gelesen hast (jeweils mit Zeitpunkt)
  • freiwillig: Telefon, Ort, Website, Instagram, Standwunsch (Größe oder Außenfläche), Tisch, ein Preis, den du für unser Gewinnspiel stiften möchtest, Nachricht an uns
  • von uns: Eingang, Bearbeitungsstand, interne Notizen, Bestätigung deiner E-Mail-Adresse (siehe unten)

Zwecke: Bewerbungen prüfen und auswählen (auch nach Kategorien, damit die Messe vielfältig bleibt), Rückfragen, Planung von Ständen, Tischen, Strom und Gewinnspiel. Gibst du Website oder Instagram an, schauen wir sie uns an. Stiftest du einen Preis, nennen wir deinen Firmennamen bei der Verlosung. Nach einer Zusage: Konto (Abschnitt 11), Buchung (Abschnitt 14), Match-Seite (Abschnitt 12). Über jede Bewerbung entscheiden Menschen (Abschnitt 27).

Häkchen „Datenschutzerklärung gelesen“: Damit bestätigst du nur, dass wir dich informiert haben. Es ist keine Einwilligung.

Bestätigung deiner E-Mail-Adresse (Double-Opt-in):

  • Nach dem Absenden speichern wir die Bewerbung und schicken dir sofort eine Mail mit einem Bestätigungslink, ohne Angaben aus dem Formular. Scheitert die Mail, löschen wir die Bewerbung sofort wieder.
  • Der Link enthält eine lange Zufallszeichenfolge; bei uns liegt davon nur ein Hashwert. Er gilt 7 Tage.
  • Öffnen allein ändert nichts. Erst der Klick auf „Ja, bestätigen“ bestätigt; wir speichern nur den Zeitpunkt, keine IP-Adresse.
  • Erst danach bekommt unser Team eine kurze Info (Abschnitt 16).
  • Ohne Bestätigung löschen wir die Bewerbung automatisch 7 Tage nach Eingang.
  • Wir können deine Adresse auch selbst als bestätigt markieren, etwa nach einem Telefonat. Ändern wir deine Adresse, gilt sie wieder als unbestätigt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf deine Anfrage). Für Ansprechpartner:innen eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation mit dem Unternehmen, das sich bewirbt). Für die Bestätigung der Adresse und die gespeicherten Zeitpunkte Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Bewerbungen unter fremden Adressen; Nachweis).

Speicherdauer:

  • Ohne Bestätigung: automatische Löschung 7 Tage nach Eingang.
  • Absage: Wir löschen deine Bewerbung sofort. Ist deine Adresse bestätigt, bekommst du vorher eine kurze, neutrale Absage per Mail; scheitert sie, löschen wir erst nach einem neuen Versuch. Mails zu deiner Bewerbung in unserem Postfach löschen wir spätestens 3 Monate nach der Absage.
  • Noch nicht entschieden: spätestens 3 Monate nach dem Messetag der Messe, für die du dich beworben hast.
  • Zusage: Bewerbung und Buchung bewahren wir auf, solange dein Konto besteht, längstens 3 Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Messe stattfand (so lange können Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden). Rechnungen und Belege: Abschnitt 22.

Daten:

  • Pflicht: Vor- und Nachname, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, was du verkaufen möchtest; deine Bestätigungen, dass du als Privatperson verkaufst und nur Sachen rund um die Hochzeit anbietest, und dass du diese Datenschutzerklärung gelesen hast (jeweils mit Zeitpunkt)
  • freiwillig: Nachricht an uns
  • von uns: Eingang, Bearbeitungsstand, interne Notizen, Bestätigung deiner Adresse (wie in Abschnitt 9)

Die Telefonnummer brauchen wir für kurzfristige Rückfragen, vor allem am Aufbau- und Messetag. Den Wohnort brauchen wir, um einschätzen zu können, ob du privat verkaufst. Die beiden Bestätigungen speichern wir, weil der Flohmarkt nur für private Verkäufe und nur für Hochzeitssachen offen ist und wir das nachweisen müssen.

Ablauf: Bestätigung der Adresse, Absage und Löschung laufen wie in Abschnitt 9. Unsere Team-Info nach deiner Bestätigung enthält nicht deinen Namen, nur die Art und eine laufende Nummer.

Nach der Zusage:

  • Wir legen einen Buchungseintrag an (Abschnitt 14). Von deinen Angaben übernehmen wir dorthin nur deinen Vornamen; deine E-Mail-Adresse nutzen wir aus der Bewerbung.
  • Du bekommst per Mail einen persönlichen Buchungslink, ein Konto brauchst du nicht. Über ihn wählst du deinen Platz und bezahlst. Bei uns liegt vom Link nur ein Hashwert. Gib den Link nicht weiter – wer ihn kennt, sieht deine Buchungsseite.
  • Die Seite zeigt nur deinen Vornamen, deinen Platz, den Stand deiner Buchung, nach der Zahlung Betrag, Prüfnummer und QR-Code, Termin und Ort (sobald veröffentlicht), Neuigkeiten und unsere Kontaktadresse. Im Hallenplan steht bei jedem Platz nur „frei“ oder „belegt“, nie ein Name. Nachname, E-Mail und Telefon zeigt die Seite nicht.
  • Die Seite setzt keine Cookies, wird nicht in Suchmaschinen aufgenommen, und dein Browser gibt ihre vollständige Adresse (mit dem Link) nicht an andere Seiten weiter, höchstens unseren Domainnamen.
  • Der Link gilt bis zum Ende des Messetags (23:59 Uhr). Danach zeigt die Seite nur noch, dass die Messe vorbei ist.
  • Link verloren: Unter „Meine Flohmarkt- oder Second-Match-Buchung“ (unten auf jeder Seite) gibst du deine Adresse ein. Die Antwort ist immer gleich, egal ob es eine Buchung gibt. Gibt es eine laufende Buchung, schicken wir einen neuen Link – nur an die bei uns gespeicherte Adresse. Der alte Link wird ungültig. Die eingegebene Adresse speichern wir nicht (Grenzen in Abschnitt 8).
  • Wir können einen Platz für dich vormerken, längstens bis zum Ende des Messetags, und dir das per Mail sagen.
  • Warteliste: Sind alle Plätze vergeben, setzen wir dich auf unsere Warteliste (oder du trägst dich über deinen Link selbst ein). Wir speichern dazu an deinem Buchungseintrag, seit wann du auf der Liste stehst, wie viele Angebote du hast verstreichen lassen, ob und wann du dich abgemeldet hast und wann wir dir dazu geschrieben haben; zu jedem Angebot den Platz, den Zeitraum, das Ergebnis (gebucht, abgelehnt, verstrichen, beendet) und den Versand der Mail – ohne deinen Namen. Deine Seite zeigt dir deine eigene Stelle; andere sehen weder dich noch deine Stelle. Mit jeder Mail zur Warteliste bekommst du einen neuen Buchungslink; der vorige wird ungültig. Abmelden kannst du dich jederzeit über deinen Link.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Vertrags über deinen Platz, einschließlich Buchungslink, Vormerkung und Warteliste – vorvertragliche Maßnahme auf deine Anfrage). Für die Bestätigungen und ihre Zeitpunkte, die Bestätigung deiner Adresse und „Link verloren“ Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis; Schutz vor Missbrauch).

Speicherdauer:

  • Ohne Bestätigung: automatisch 7 Tage nach Eingang. Absage: sofort; Mails dazu in unserem Postfach spätestens 3 Monate danach.
  • Nehmen wir eine Zusage zurück, löschen wir Bewerbung bzw. Buchungseintrag, solange nicht bezahlt ist; der Link wird sofort ungültig.
  • Alles andere – Bewerbung, Buchungseintrag, Link – löschen wir automatisch drei Monate nach dem Messetag. Bewerbungen, über die wir bis dahin nicht entschieden haben, ebenso. Zahlungsbelege ohne deinen Namen bleiben für die gesetzlichen Fristen (Abschnitt 22).

11. Konto für Aussteller (Kundenbereich)

Nehmen wir deine Bewerbung als Aussteller an, legen wir ein Konto an. Du bekommst eine Mail mit einem Link (14 Tage gültig), über den du dein Passwort selbst festlegst.

Daten:

  • Name, E-Mail-Adresse, Rolle
  • Passwort nur als Hashwert mit Salt, nie im Klartext
  • Anmeldesitzungen (Kennung, Beginn, Ablauf), Fehlversuche und ggf. Sperrzeit (Abschnitt 8), Zeitpunkt der ersten Anmeldung
  • Links zum Festlegen bzw. Zurücksetzen des Passworts (nur als Prüfwert, Einladung 14 Tage, „Passwort vergessen“ 60 Minuten gültig)
  • Zeitpunkt und Fassung deiner Zustimmung zu den AGB für Aussteller
  • Rechnungsanschrift: Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, ggf. USt-IdNr. – du trägst sie unter „Messestand“ ein, wir nutzen sie für die Rechnung
  • die Kennung deines Kundendatensatzes bei Stripe (Abschnitt 15)
  • ggf. das Datum deines Widerspruchs gegen Einladungen („keine Werbung“, Abschnitt 17)

Zwecke: dein Konto, deine Buchung und Bezahlung, Rechnungen, deine Match-Seite, Zurücksetzen vergessener Passwörter.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis und Vertrag); Rechnungsanschrift zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 14 UStG); Nachweis der AGB-Zustimmung und Sperre nach Fehlversuchen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Dein Konto bleibt bestehen, damit du es für weitere Messen nutzen kannst. Löschen lassen kannst du es jederzeit (Mail an messe@jrevent.eu). Wir löschen dann Konto, Rechnungsanschrift, Match-Seite mit allen Fassungen und Bildern, deine Bewerbungen und Buchungseinträge sowie deinen Kundendatensatz bei Stripe, soweit daran keine Rechnungen hängen, die wir aufbewahren müssen (Abschnitt 22). Hast du schon einen Stand für eine bevorstehende Messe gebucht, löschen wir das Konto erst nach dieser Messe, außer du trittst vorher von der Buchung zurück (AGB Ziffer 11.9). Hast du 3 Jahre lang (gerechnet ab Ende des Jahres deiner letzten Messe) keinen Stand gebucht, löschen wir dein Konto; wir kündigen das mindestens 30 Tage vorher per Mail an.

12. Öffentliche Match-Seiten der Aussteller

Aussteller mit bezahltem Stand stellen sich auf einer öffentlichen Match-Karte auf unserer Startseite vor. Die Inhalte pflegen sie selbst im Kundenbereich.

Daten: Name auf der Karte, Kategorie, Kurz- und Langbeschreibung, bis zu 6 Bilder und ein Logo mit Bildbeschreibungen, Fotonachweis (die vom Aussteller angegebene Bildquelle, meist der Name der Fotografin bzw. des Fotografen), Website, Instagram und bis zu 3 weitere Links; dazu intern der Zeitpunkt der Rechte-Bestätigung, Prüfstand, Hinweise unseres Teams und die letzten Fassungen (höchstens 50).

  • Prüfung: Jede erste Fassung und jede Änderung prüft unser Team, bevor sie online geht; bis dahin bleibt die alte Fassung sichtbar. Wir können eine Seite zurückgeben oder offline nehmen und sagen dir per Mail, warum.
  • Bilder: JPG, PNG oder WebP. Den Bildausschnitt wählst du im Browser; hochgeladen wird nur der Ausschnitt. Unser Server speichert ihn neu – dabei gehen Metadaten wie GPS-Koordinaten verloren. Bis zur Freigabe sind Bilder nur für dich und unser Team sichtbar.
  • Öffentlich: Freigegebene Inhalte kann jede Person im Internet sehen; Suchmaschinen können sie finden. Die Reihenfolge der Karten ist zufällig und wird bei jedem Aufruf der Seite neu gemischt.
  • Storno: Wird deine Buchung storniert, nehmen wir die Karte offline.
  • Werbung für die Messe: Nach unseren AGB (Ziffer 11.5) dürfen wir Firmenname, Logo, Texte und Bilder der Match-Seite auch nutzen, um für die Messe zu werben – z. B. auf unserem Instagram-Profil (Abschnitt 18), auf Flyern, Plakaten und in Pressemitteilungen. Das tun wir nur bei Inhalten, für die der Aussteller uns die Rechte und die Einwilligungen abgebildeter Personen dafür bestätigt hat. Der Aussteller kann dieser Nutzung für künftige Werbemittel jederzeit widersprechen.

Abgebildete und genannte Personen, die nicht selbst unsere Vertragspartner sind (z. B. Brautpaare auf Bildern, Models, Mitarbeitende, Fotograf:innen im Fotonachweis): Diese Daten bekommen wir nicht von dir selbst, sondern vom Aussteller, der die Bilder hochlädt (Art. 14 DSGVO). Verarbeitet werden die Abbildung, der Name im Fotonachweis und Namen, die der Aussteller in den Text schreibt. Der Aussteller bestätigt beim Hochladen, dass er die Rechte hat und die abgebildeten Personen einverstanden sind. Rechtsgrundlage ist diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 22 KUG) bzw. unser berechtigtes Interesse, die Arbeit der Aussteller zu zeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für den Fotonachweis die gesetzliche Pflicht zur Urhebernennung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 13 UrhG). Bist du auf einem Bild zu sehen und willst das nicht (mehr), schreib uns – wir nehmen das Bild sofort offline und sagen dem Aussteller Bescheid. Andere unzulässige Inhalte kannst du uns ebenfalls an messe@jrevent.eu melden (bitte mit Link, Begründung und deinem Namen).

Rechtsgrundlage für die Daten des Ausstellers: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Match-Seite und die Nutzung zur Werbung für die Messe gehören zu unserem Vertrag); für die Prüfung zusätzlich lit. f (rechtmäßige, passende Inhalte). Sind auf der Match-Seite Ansprechpartner:innen oder Mitarbeitende eines Unternehmens genannt, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vorstellung des Ausstellers, so wie er es wünscht).

Speicherdauer: Nach der Messe bleibt die Karte online, bis wir die nächste Messe ankündigen, längstens 12 Monate nach dem Messetag. Buchst du nicht erneut, nehmen wir sie dann offline und sagen dir vorher per Mail Bescheid (AGB Ziffer 11.8); die Inhalte bleiben in deinem Konto, bis du es löschen lässt (Abschnitt 11). Bilder, deren Veröffentlichung jemand widerspricht, entfernen wir sofort. Bereits veröffentlichte Werbebeiträge und gedruckte Werbemittel bleiben nach dem Ende der Teilnahme bestehen; Beiträge mit einer abgebildeten Person, die ihre Einwilligung widerrufen oder berechtigt widersprochen hat, entfernen wir, soweit es uns möglich ist.

13. Second Match – wir verkaufen deine Hochzeitskleidung

Bei Second Match meldest du einzelne Kleidungsstücke an, die wir am Messetag in deinem Namen verkaufen (Bedingungen unter soulmate-match.de/second-match-bedingungen).

Daten:

  • Pflicht: Vor- und Nachname, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer; Bestätigungen, dass du privat verkaufst, die Bedingungen akzeptierst, die Rechte an den Fotos hast und darauf keine Personen erkennbar sind, und dass du diese Datenschutzerklärung gelesen hast (jeweils mit Zeitpunkt)
  • je Teil: Art, Größe, Marke, Preis (Festpreis oder Verhandlungsbasis mit Mindestpreis), Beschreibung, 1 bis 3 Fotos
  • freiwillig: Nachricht an uns; deine Einwilligung, dass wir Fotos zeigen dürfen (mit Zeitpunkt) und ggf. dein Widerruf
  • nach der Annahme: Buchungseintrag mit deinem Vornamen, Verkäufer-Nummer (z. B. SM-07), Teilenummern (z. B. SM-07-2), Zahl der Teile, Zahlungsstand und ein persönlicher Link (bei uns nur als Hashwert; er gilt nach der Messe weiter, bis Auszahlung und Rückgabe erledigt sind und die Löschung greift – mit jeder Mail nach der Messe gilt nur noch der Link aus dieser Mail)
  • bei der Abgabe: je Teil Zeitpunkt und wer angenommen hat (Konto unseres Teams), Zustand, ggf. Foto, geänderter Preis (der ursprüngliche bleibt vermerkt), bei Ablehnung Grund und Stand der Erstattung; an der Buchung, wann die Abgabe abgeschlossen und das Protokoll gemailt wurde

Fotos: Dein Browser verkleinert die Fotos schon vor dem Hochladen; unser Server speichert sie unter einem zufälligen Dateinamen neu, dabei gehen Metadaten wie GPS-Koordinaten verloren. Ohne deine Einwilligung sieht sie nur unser Team.

Mini-Matches – nur mit deiner Einwilligung: Hast du zugestimmt, zeigen wir nach der Bezahlung und unserer Freigabe je Teil ein Foto mit Art, Größe, Marke, Preis und Teilenummer auf unserer Startseite (ist das Teil verkauft, steht dort „It’s a Match!“ statt des Preises) – solange Ort und Datum der Messe veröffentlicht sind, längstens bis zum Ende des Messetags. Dein Name, Wohnort, Mindestpreis und deine Kontaktdaten erscheinen nie. Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie verkaufen wir trotzdem für dich. Widerrufen kannst du jederzeit über „Fotos nicht mehr zeigen“ auf deiner persönlichen Seite oder per Mail; die Karten verschwinden dann sofort. Die Anzeige bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Ablauf: Bestätigung der Adresse und Absage wie in Abschnitt 9; die Team-Info nennt deinen Namen nicht. Einzelne Teile können wir ablehnen; sie werden mit ihren Fotos sofort gelöscht.

Abgabe, Verkauf, Abrechnung und Abholung (Second-Match-Bedingungen Abschnitte 5 bis 8):

  • Abgabe: Wir prüfen den Zustand, hängen einen Anhänger mit Etikett an (Teilenummer, QR-Code, Art, Größe, Marke, Preis und deine Verkäufer-Nummer – ohne deinen Namen und ohne Mindestpreis; der QR-Code enthält nur eine Nummer des Teils), fotografieren das Teil bei Bedarf zur Dokumentation des Zustands und halten Teile, Preise, Zustand bzw. den Grund einer Ablehnung in einem Annahmeprotokoll fest; du bekommst eine Ausfertigung auf Papier oder – nur wenn du möchtest – per Mail. Die Fotos von der Abgabe sind nie öffentlich; sie sieht nur unser Team. Bei der Abgabe arbeiten auch Helfer:innen mit eigenem Zugang nur für Second Match: Sie sehen deinen Namen, deine Verkäufer-Nummer, deine Teile mit Fotos, Preisen und Zustand, aber nie deine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Bankdaten. Lehnen wir ein Teil bei der Abgabe ab, vermerken wir den Grund (mit Foto) und fragen die Erstattung der Gebühr für dieses Teil an deiner Zahlung an; diese Angaben bleiben als Nachweis bis zur Löschung drei Monate nach dem Messetag.
  • Verkauf: Wir verkaufen in deinem Namen. Etikett und Quittung nennen nur deine Verkäufer-Nummer. Je Verkauf speichern wir einen Kassenvorgang: Quittungs-Nr., Zeitpunkt, verkaufte Teilenummern mit Art, Größe, Marke und Verkaufspreis, Summe, ggf. die Belegnummer des Kartenterminals und welches Konto unseres Teams kassiert hat; am Teil vermerken wir „verkauft für … €“. Einen versehentlich gespeicherten Verkauf nehmen wir mit Grund zurück; der Vorgang bleibt dann als Beleg stehen. Macht eine Käuferin bzw. ein Käufer Ansprüche aus dem Kaufvertrag geltend, dürfen wir ihr bzw. ihm deinen Vor- und Nachnamen, deinen Wohnort und deine E-Mail-Adresse mitteilen, soweit das zur Klärung nötig ist; wir sagen dir vorher Bescheid (Second-Match-Bedingungen Abschnitt 6 Abs. 5).
  • Abrechnung und Auszahlung: Nach der Messe schicken wir dir per Mail eine Abrechnung (verkaufte Teile mit Quittungs-Nr., Preise, Provision mit Umsatzsteuer, Auszahlungsbetrag). Mit Verkauf hat sie eine fortlaufende Abrechnungs-Nr. und gilt als Rechnung über die Provision – dafür speichern wir sie mit deinem Namen und deiner Verkäufer-Nummer. Ohne Verkauf bekommst du nur das Ergebnis (ohne Nummer). Nur wenn etwas verkauft wurde, fragen wir nach deiner IBAN und dem Namen der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers: Du trägst sie über deinen persönlichen Link selbst ein (wir prüfen die Prüfziffer der IBAN), oder wir tragen sie ein, wenn du sie uns schickst. Wir überweisen auf Konten in der EU bzw. im EWR; für ein Konto außerhalb klären wir die Auszahlung mit dir gesondert. Danach bekommst du eine Bestätigung per Mail mit gekürzter IBAN („DE89 •••• 3000“) – so fällt auf, wenn jemand anderes deinen Link benutzt. Fehlen die Bankdaten nach 7 Tagen, erinnern wir dich einmal per Mail. Wir überweisen mit einer Sammelüberweisung (SEPA-Datei) über unser Kreditinstitut; die Datei enthält Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, IBAN, Betrag und als Verwendungszweck die Abrechnungs-Nr. Sobald die Datei erstellt ist, lassen sich die Bankdaten nicht mehr ändern. Direkt nach der Auszahlung löschen wir IBAN und Kontoinhaber:in; nur die letzten 4 Ziffern der IBAN bleiben bei der Abrechnung (für Rückfragen) – dazu bekommst du die Mail „überwiesen“. Kommt eine Überweisung zurück, vermerken wir das und bitten dich um neue Bankdaten.
  • Zurückholen und Abholung: Wir vermerken je Teil, wann es an dich zurückging und welches Konto unseres Teams das erledigt hat. Holt eine andere Person für dich ab, sehen wir uns deine Vollmacht an und vermerken ihren Namen. Wünschst du den Versand deiner Teile, fragen wir dafür deine Anschrift ab und geben Name und Anschrift an den Post- bzw. Paketdienst weiter. Holst du Teile nicht ab, ist die Abrechnungs-Mail die erste Bitte um Abholung; 28 Tage nach dem Messetag schicken wir automatisch eine zweite Mail mit 14 Tagen Frist. Spenden bzw. entsorgen wir Teile danach, vermerken wir das mit Zeitpunkt und Konto unseres Teams am Teil.

Käufer:innen am Messetag: Bei Second Match zahlen Käufer:innen bargeldlos am Kartenterminal von SumUp (SumUp Limited, Irland). Die Kartendaten verarbeitet SumUp als Zahlungsdienstleister in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen (sumup.de); wir erhalten nur Betrag, Zeitpunkt, Zahlungsart, eine Vorgangsnummer und ggf. gekürzte Kartenangaben auf dem Beleg. Über Käufer:innen speichern wir keine Personendaten – der Kassenvorgang enthält nur Teile, Preise, Zeitpunkt und die Belegnummer des Terminals. Die Quittung gibt es gedruckt oder als Seite auf dem eigenen Handy: Dazu scannt die Käuferin bzw. der Käufer einen QR-Code am Kassen-Bildschirm; die Seite (soulmate-match.de/quittung/…) funktioniert nur mit der darin enthaltenen Prüfsumme, zeigt Datum, Quittungs-Nr., Teilenummern, Preise und deine Verkäufer-Nummer – keine Namen –, setzt keine Cookies und wird nicht in Suchmaschinen aufgenommen. Wird ein Verkauf zurückgenommen, gilt die Quittung nicht mehr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kaufvertrag), für die Belege lit. c (Aufbewahrungspflichten).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Prüfung der Anmeldung und Durchführung des Verkaufsauftrags, einschließlich der Fotos zur Prüfung, Zuordnung und Zustandsdokumentation, Abrechnung und Auszahlung); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Abrechnung als Rechnung über die Provision; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Weitergabe von Name, Wohnort und E-Mail-Adresse an Käufer:innen (Klärung von Ansprüchen aus dem Kaufvertrag), für Nachweise und die Bestätigung deiner Adresse; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Mini-Matches.

Speicherdauer: ohne Bestätigung automatisch nach 7 Tagen; Absage und vor der Annahme abgelehnte Teile sofort (bei der Abgabe abgelehnte Teile mit Grund und Foto wie die übrigen Daten); sonst drei Monate nach dem Messetag automatisch – Anmeldung, Teile, Fotos (auch die bei der Abgabe), Annahmeprotokoll, Buchungseintrag und die Abrechnung ohne Verkauf. Ist dann noch eine Auszahlung oder die Rückgabe von Teilen offen, behalten wir nur die dafür nötigen Angaben (erledigte Teile und ihre Fotos, deine Nachricht und deinen Wohnort löschen wir dann schon; von noch nicht abgeholten Teilen bleibt nur das Foto von der Abgabe) und löschen sie drei Monate nach dem Abschluss (Auszahlung erledigt und keine Teile mehr bei uns). Kommt eine Auszahlung nie zustande (zum Beispiel, weil du uns trotz Erinnerung keine Bankdaten gibst), schließen wir den Vorgang ab, sobald er sich erledigt hat, spätestens mit Ende der Verjährung (drei Jahre ab Ende des Jahres der Messe) – dann löschen wir automatisch. Bankdaten löschen wir direkt nach der Auszahlung. Abrechnungen mit Nummer (Rechnung über die Provision: Name, Verkäufer-Nummer, Teile, Beträge, letzte 4 Ziffern der IBAN – ohne E-Mail-Adresse) und Zahlungsbelege bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 22); dazu gehören die Kassenvorgänge (ohne Personendaten, mit Teilenummern und Preisen).

13a. Widerruf eines Vertrags

Erklärst du den Widerruf eines Vertrags (z. B. für einen Verkaufsplatz auf dem Flohmarkt oder bei Second Match, per Mail, Brief oder über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“ auf unserer Seite), verarbeiten wir die Angaben aus deiner Erklärung (z. B. Name, Anschrift, Verkäufer-Nummer, Platz oder E-Mail-Adresse der Anmeldung) sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Wir bestätigen dir den Eingang sofort per Mail an die Adresse, die du angibst (mit Inhalt, Datum und Uhrzeit), prüfen den Widerruf und erstatten Zahlungen. Deine freiwillige Nachricht steht nicht in dieser Mail (nur, dass sie uns vorliegt) – so kann niemand über das Formular fremde Texte an fremde Adressen schicken. Bei der Schaltfläche speichern wir Name, Verkäufer-Nummer, Platz oder E-Mail-Adresse der Anmeldung, deine Adresse für die Bestätigung, deine freiwillige Nachricht und den Zeitpunkt des Eingangs – keine IP-Adresse (sie zählt nur kurz im Arbeitsspeicher gegen Missbrauch, Abschnitt 8). Wir sehen dafür nicht automatisch in deiner Buchung nach; die Zuordnung macht unser Team.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten zum Widerruf, insbesondere die Eingangsbestätigung nach § 356a BGB) und lit. b (Rückabwicklung des Vertrags).

Speicherdauer: zum Nachweis drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Widerruf eingegangen ist; Unterlagen zu Erstattungen als Buchungsbelege 8 Jahre (Abschnitt 22).

14. Buchung, Prüfnummer und Check-in

Buchungseintrag: Mit der Zusage legen wir je Messe einen Buchungseintrag an: bei Ausstellern Firmenname und Konto, bei Flohmarkt und Second Match nur der Vorname; Art, Messe, Status, Platz, Tisch, Zahlart, interne Notizen, Zeitpunkte (Buchungsfrist, bezahlt, Bestätigung, Link verschickt, storniert mit Grund, eingecheckt) sowie Zeitpunkt und Fassung der Bedingungen, denen du beim Buchen zugestimmt hast, bei Ausstellern auch deine Bestätigung, als Unternehmer zu buchen. Während einer Online-Zahlung merken wir uns die Stripe-Sitzung, den Platz, den Betrag und die Fassung der Bedingungen.

Stornierung und Widerruf: Stornierst oder widerrufst du eine bezahlte Buchung (oder sagen wir ab), speichern wir am Buchungseintrag die Art (z. B. Widerruf, Stornierung nach den Bedingungen, Absage durch uns, Ersatzperson), den Tag, an dem deine Erklärung bei uns eingegangen ist, den danach festgelegten Erstattungsbetrag und einen internen Grund ohne Namen. Benennst du eine Ersatzperson oder vergeben wir deinen Platz neu, merken wir uns nur die Nummer der anderen Buchung und den Platz – keinen Namen. Das brauchen wir, um die Erstattung nach unseren Bedingungen richtig zu berechnen und später belegen zu können. Wird dein Platz neu vergeben (oder hat deine Ersatzperson bezahlt), fragt unser System die Erstattung nach unseren Bedingungen von selbst an; zurück geht das Geld, sobald unser Team sie geprüft und freigegeben hat. Diese Angaben löschen wir mit dem Buchungseintrag; am Zahlungsbeleg (Abschnitt 22) bleiben nur Art, Eingangstag, Betrag und der kurze Grund der Erstattung – ohne Namen. Bei einer Neuvergabe nennt dieser Grund den Platz und die Nummer der neuen Buchung (auch, wenn du den Platz übernommen hast).

Widerrufsrecht (Flohmarkt und Second Match): Beim Buchen speichern wir den Zeitpunkt des Vertragsschlusses (Klick auf „Zahlungspflichtig buchen“), das daraus berechnete Ende deiner Widerrufsfrist und, bis wann dein Widerrufsrecht spätestens besteht. Hast du per Häkchen verlangt, dass wir schon vor Ende der Widerrufsfrist mit der Leistung beginnen, speichern wir außerdem den Zeitpunkt dieses Häkchens und die Fassung seines Wortlauts. Diese Angaben stehen auch in deiner Buchungsbestätigung. Sie dienen dem Nachweis, wann und wie lange du widerrufen konntest. Vertragsschluss, Fristende, Zeitpunkt und Fassung des Häkchens sowie die Fassung der Bedingungen speichern wir zusätzlich – ohne deinen Namen – am Zahlungsbeleg, weil er länger aufbewahrt wird als die Buchung.

Platzwahl: Wählst du einen freien Platz, ist er 30 Minuten für dich reserviert; du kannst verlängern oder einen anderen wählen. Wer einen freien Platz zuerst wählt, bekommt ihn. Beim Flohmarkt gilt: Stehen Personen auf der Warteliste (Abschnitt 10), gehen frei werdende Plätze zuerst an sie – als Angebot per Mail, das wir 24 Stunden für die Person reservieren. Andere sehen im Hallenplan nur „frei“ oder „belegt“, nie wer. Der Hallenplan auf der Startseite zeigt keine Belegung und keine Namen.

Prüfnummer und QR-Code (Aussteller und Flohmarkt): Nach der Zahlung bekommst du eine zufällige Prüfnummer (10 Zeichen) und einen QR-Code, der nur eine Adresse unserer Seite mit dieser Nummer enthält – keinen Namen, keine E-Mail-Adresse. Den Code erzeugen wir selbst, ohne fremden Dienst. Bei einem Storno löschen wir die Prüfnummer.

Check-in am Einlass: Unser Einlass-Team scannt den Code oder tippt die Nummer ein. Die Kamera arbeitet dabei nur im Browser des Handys; es wird kein Bild übertragen. Angemeldete Helfer:innen sehen Platz, Vor- bzw. Firmennamen, Art und Zahlungsstand – keine Kontaktdaten. Beim Einchecken speichern wir Zeitpunkt und welches Konto eingecheckt hat; ein Irrtum lässt sich zurücknehmen. Einlass-Konten (Name, E-Mail, Passwort als Hashwert) können nur die Check-in-Seite nutzen; wir löschen sie spätestens einen Monat nach der Messe.

Standpersonal der Aussteller: Aussteller melden die Personen, die an ihrem Stand arbeiten, im Kundenbereich mit dem Vornamen an. Wir speichern dazu den Vornamen, die Zuordnung zu Firma und Stand, einen zufälligen Code für den QR-Code (er enthält nur eine Adresse unserer Seite mit diesem Code, keinen Namen) und beim Einlass die Zahl der Einlässe, den Zeitpunkt des ersten und letzten Einlasses sowie welches Einlass-Konto zuletzt gescannt hat. Das Einlass-Team sieht Vorname, Firma, Stand und die Zahl der Einlässe. Zweck ist ein kostenloser Einlass nur für das Standpersonal und der Schutz vor Weitergabe des Codes (bis zu drei Einlässe am Messetag). Die Angaben stammen vom Aussteller; er weist sein Standpersonal auf diese Datenschutzerklärung hin (AGB Ziffer 17.1), außerdem steht auf jedem ausgedruckten QR-Code ein Hinweis darauf. Wir schicken dem Standpersonal keine Mails. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem geordneten, kostenlosen Einlass für Standpersonal). Entfernt der Aussteller eine Person, löschen wir sie sofort; war sie schon eingelassen, bleibt der Eintrag als ungültig gekennzeichnet bis zur Löschfrist, weil er zur Zahl der Personen je Stand zählt. Bei einem Storno löschen wir alle Einträge sofort, sonst automatisch 3 Monate nach dem Messetag.

Zahlungsbelege: Zu jeder Zahlung speichert unser System einen Beleg mit Belegnummer, Messe, Buchungs- bzw. Bestellnummer, Zahlart, Positionen, Beträgen, Stand einer Erstattung, Stripe-Kennungen und Links zu Rechnung bzw. Beleg – ohne Namen, E-Mail-Adresse und Anschrift. Er ist pseudonym: Über Nummern und Buchhaltung können wir ihn dir weiter zuordnen.

Listen für die Organisation: Unser Team kann im Admin-Bereich Listen herunterladen: eine Buchungsliste (Name, E-Mail, Telefon, Platz, Status, Zahlung, Rechnungsanschrift, Notizen), eine Einlassliste zum Ausdrucken (Platz, Vor- bzw. Firmenname, Prüfnummer, Vornamen des Standpersonals, ohne Kontaktdaten), eine Standpersonal-Liste (Platz, Firma, Vorname, Code, Zahl der Einlässe) und die Liste für Einladungen (Abschnitt 17). Dateien bleiben auf Geräten unseres Teams, kommen in keine Online-Dienste und werden nach Gebrauch gelöscht, spätestens drei Monate nach dem Messetag; Ausdrucke vernichten wir nach der Messe.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); Nachweis der Bedingungen und der Unternehmer-Bestätigung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Angaben zum Widerrufsrecht Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Informations- und Bestätigungspflichten im Fernabsatz, §§ 312d, 312f BGB) und lit. f (Nachweis von Fristen und Erklärungen); Belege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: mit dem Buchungseintrag (Flohmarkt und Second Match drei Monate nach dem Messetag, Aussteller Abschnitt 9 und 11); Belege – samt dem Nachweis zum Widerrufsrecht – Abschnitt 22.

14a. Besucher-Tickets

Bestellung: Kaufst du Tickets, legen wir eine Bestellung an: Messe, Anzahl, Preis, Zeitpunkt, Stand der Zahlung, die Fassung der Ticketbedingungen, denen du zugestimmt hast, und den Zeitpunkt deiner Zustimmung. Solange die Bezahlseite offen ist, halten wir die Tickets für dich zurück. Namen und Anschrift fragen wir nicht ab. Deine E-Mail-Adresse gibst du bei Stripe ein; Stripe übermittelt sie uns mit der Zahlung (Abschnitt 15). Wir nutzen sie nur, um dir die Tickets zu schicken (auch erneut, wenn du sie über „Tickets erneut senden“ anforderst), dich bei Absage, Verlegung, Storno, Erstattung oder wichtigen organisatorischen Änderungen zur Messe zu informieren und deine Fragen zu beantworten. Für Werbung nutzen wir sie nicht. Wird nicht bezahlt, enthält die Bestellung keine personenbezogenen Daten; wir löschen sie nach 7 Tagen.

Tickets und Ticket-Seite: Jedes Ticket hat eine zufällige Nummer (12 Zeichen) und einen QR-Code, der nur eine Adresse unserer Seite mit dieser Nummer enthält – keinen Namen, keine E-Mail-Adresse. Den Code erzeugen wir selbst, ohne fremden Dienst. Über einen persönlichen Link siehst du deine Tickets und die Rechnungsangaben; in unserer Datenbank steht von diesem Link nur ein Hashwert. Wer den Link oder einen QR-Code hat, kann die Tickets nutzen – gib sie deshalb nur weiter, wenn du das willst. Ist deine Adresse falsch geschrieben, kann unser Team sie auf deine Bitte berichtigen.

Adresse nach der Zahlung prüfen und berichtigen: Nach der Zahlung leitet Stripe dich auf unsere Seite zurück; deren Adresse enthält nur die Kennung deiner Zahlung bei Stripe. 60 Minuten lang ab der Zahlung zeigt diese Seite die gespeicherte E-Mail-Adresse ausgeschrieben, damit du einen Tippfehler bemerkst, dazu einen Link zu deinen Tickets – danach zeigt sie die Adresse nicht mehr. In dieser Zeit kannst du die Adresse dort selbst ändern (höchstens zweimal je Bestellung). Wir speichern dann nur die neue Adresse, wie oft und wann du sie geändert hast, erneuern den Link zu deiner Ticket-Seite und die QR-Codes (jedes Ticket bekommt eine neue Nummer) und schicken die Tickets an die neue Adresse; die alte Adresse überschreiben wir (bei Stripe und auf dem Zahlungsbeleg von Stripe bleibt sie). Eine schon an die alte Adresse zugestellte Mail können wir nicht zurückholen – die Tickets darin gelten aber nicht mehr, wer sie hat, kommt damit nicht hinein. Gegen Missbrauch zählen wir die Versuche je IP-Adresse (Abschnitt 8). Wer die Seite in dieser Stunde aufruft – etwa über den Verlauf eines geteilten Geräts –, sieht die Adresse; nutze für den Kauf deshalb am besten dein eigenes Gerät. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zustellung der Tickets).

Einlass: Unser Einlass-Team scannt den QR-Code oder tippt die Nummer ein (die Kamera arbeitet nur im Browser des Handys, Abschnitt 14). Damit ist das Ticket entwertet. Wir speichern dabei den Zeitpunkt, welches Team-Konto eingelassen hat, und eine zufällige Kennung des Scans, damit ein doppelt gesendeter Scan nicht als zweiter Einlass zählt. Das Einlass-Team sieht nur Ticket- und Bestellnummer und den Stand des Tickets, nie deine E-Mail-Adresse. Für den Fall, dass am Messetag das Internet ausfällt, kann unser Team eine Liste nur mit Ticket- und Bestellnummern ausdrucken; sie wird nach der Messe vernichtet. Auch die übrigen Listen zu Tickets enthalten keine E-Mail-Adressen.

Storno, Absage, Erstattung: Storniert unser Team Tickets (z. B. auf deine Bitte aus Kulanz) oder sagen wir die Messe ab, vermerken wir an der Bestellung und an den Tickets Zeitpunkt und einen kurzen Grund ohne Namen und erstatten über Stripe (Abschnitt 15).

Tageskasse am Messetag: An der Tageskasse kaufst du Eintrittskarten ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse; du zahlst bar oder mit Karte. Wir nutzen dafür ein Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) und ein Kartenterminal der Unzer GmbH, Heidelberg. Das Kassensystem zeichnet jeden Verkauf auf (Zeitpunkt, Positionen, Betrag, Zahlungsart, Belegnummer und die Angaben der TSE); bei Kartenzahlung kommen eine Vorgangsnummer des Terminals und ggf. gekürzte Kartenangaben auf den Beleg hinzu. Personendaten von dir speichern wir dabei nicht. Die Kartendaten verarbeitet Unzer als Zahlungsdienstleister in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen (unzer.com); soweit Unzer die Kassensoftware für uns betreibt, arbeitet Unzer dabei in unserem Auftrag (Vertrag über Auftragsverarbeitung). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kauf der Eintrittskarte) und lit. c (Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, § 146a und § 147 AO). Die Kassendaten bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 22).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kaufvertrag, Zustellung und Einlass, Informationen zur Durchführung der Messe); Nachweis der Ticketbedingungen und Schutz vor doppeltem Einlass Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Verträge belegen und Missbrauch verhindern zu können); Belege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Bestellung (mit E-Mail-Adresse), Tickets und Einlassvermerke löschen wir automatisch drei Monate nach dem Messetag; danach behalten wir nur Zahlen ohne Personenbezug (z. B. wie viele Tickets verkauft und eingelöst wurden). Nicht bezahlte Bestellungen (ohne personenbezogene Daten) löschen wir nach 7 Tagen. Den Zahlungsbeleg – ohne deine E-Mail-Adresse – bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 22).

15. Bezahlen mit Stripe

Online bezahlst du über Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“).

So läuft es ab: Nach dem Klick auf „Zahlungspflichtig buchen“ (bei Tickets „Zahlungspflichtig bestellen“) leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe (checkout.stripe.com) weiter. Dort gibst du deine Zahlungsdaten direkt bei Stripe ein. Karten- oder Kontodaten bekommen und speichern wir nicht. Die Sitzung gilt rund 30 Minuten. Danach kommst du auf unsere Seite zurück – als Aussteller in deinen Kundenbereich, sonst auf eine Seite, die nur zeigt, ob die Zahlung angekommen ist, aber keine persönlichen Daten.

Was wir an Stripe übermitteln:

  • Aussteller: einen Kundendatensatz mit Firma, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und unserer Konto-Nummer; vor jeder Zahlung aktualisieren wir ihn mit deiner aktuellen Rechnungsanschrift. Deine USt-IdNr. (falls angegeben) geben wir für die Rechnung mit. Stripe erstellt in unserem Auftrag die Rechnung und schickt sie dir per Mail.
  • Flohmarkt und Second Match: nur deine E-Mail-Adresse. Du bekommst von Stripe einen Zahlungsbeleg.
  • Besucher-Tickets: keine Daten von dir – deine E-Mail-Adresse gibst du direkt bei Stripe ein; Stripe gibt sie uns mit der Zahlung weiter (Abschnitt 14a). Du bekommst von Stripe einen Zahlungsbeleg.
  • Alle: Positionen und Beträge sowie technische Kennungen (Projekt, Messe, Buchungs- bzw. Bestellnummer, Platz bzw. Anzahl der Tickets, Art) – keine weiteren Angaben aus deiner Bewerbung.

Was Stripe selbst erhebt: die Zahlungsdaten, die du dort eingibst, ggf. Name und Anschrift sowie IP-Adresse und Geräteinformationen zur Betrugsvermeidung.

Was wir von Stripe zurückbekommen: ob und wann bezahlt wurde, Betrag, Zahlungsart, Vorgangsnummern und die Links zu Rechnung bzw. Beleg. Bei Buchungen nutzen wir die E-Mail-Adresse, die du bei Stripe angegeben hast, nur, wenn wir dich sonst nicht über eine automatische Erstattung informieren könnten; wir speichern sie dafür nicht. Bei Besucher-Tickets übernehmen wir sie aus der bezahlten Zahlung in deine Bestellung, weil wir dir sonst keine Tickets schicken könnten (Abschnitt 14a). Gebucht ist dein Platz bzw. entstehen deine Tickets erst, wenn Stripe uns die Zahlung meldet. Diese Meldungen speichern wir mit ihrer Kennung, Art, Sitzungs- und Buchungs- bzw. Bestellnummer und dem Ergebnis, ohne Namen.

Erstattungen: Kommt eine Zahlung an, die nicht mehr passt (z. B. Platz inzwischen weg, Buchung storniert, doppelt bezahlt, Online-Tickets inzwischen vergeben, Messe abgesagt), erstattet unser System sie automatisch voll und sagt dir per Mail Bescheid. Sagt unser Team eine Messe ab, erstattet unser System danach alle Tickets dieser Messe voll. Andere Erstattungen gibt unser Team frei; wir speichern dazu Betrag, Grund, Zeitpunkt und wer sie freigegeben hat. Das Geld geht auf den Weg zurück, auf dem du bezahlt hast.

Zahlungsarten: Karte, Apple Pay, Google Pay, Link, PayPal und Wero. Wählst du einen dieser Anbieter, gibt Stripe die nötigen Daten an ihn weiter, und er verarbeitet sie in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen:

  • PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg
  • Apple Pay / Google Pay: über die Wallet deines Geräts (Apple Distribution International Ltd., Cork, Irland bzw. Google Ireland Limited, Dublin, Irland)
  • Link: Speicherdienst für Zahlungsdaten von Stripe selbst
  • Wero: deine Bank, bei der du die Zahlung in deiner Banking-App bzw. der Wero-App freigibst, und die EPI Company SE, De Lignestraat 13, 1000 Brüssel, Belgien, die das Wero-Zahlungssystem betreibt

Rollen: Für die Abwicklung der Zahlung und die Rechnung arbeitet Stripe in unserem Auftrag (Vertrag über Auftragsverarbeitung). Für eigene Zwecke – Betrugsvermeidung, Geldwäscheprävention, Aufsichtspflichten als Finanzdienstleister und den Dienst Link – ist Stripe selbst verantwortlich. Einzelheiten: https://stripe.com/de/privacy

Drittland: Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO), unter dem Stripe zertifiziert ist, ergänzend Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bezahlung als Teil des Vertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechnung und Aufbewahrung, § 14 UStG, § 147 AO), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugsvermeidung).

Speicherdauer: Zahlungsdaten, Rechnungen und Belege bei uns und bei Stripe für die gesetzlichen Fristen (Abschnitt 22). Den Kundendatensatz eines Ausstellers löschen wir mit seinem Konto, soweit keine aufbewahrungspflichtigen Rechnungen daran hängen. Was Stripe für eigene Zwecke speichert, richtet sich nach der Datenschutzerklärung von Stripe.

16. E-Mails

Vorgangs-Mails über Zoho ZeptoMail: Unsere Webseite verschickt automatisch nur Mails, die zu deinem Vorgang gehören, zum Beispiel: Bestätigungslink, Absage, Einladung ins Konto, „Passwort vergessen“, Zusage mit Buchungslink bzw. persönlichem Second-Match-Link, neuer Link, vorgemerkter Platz, Warteliste (Aufnahme, Angebot, Ablauf), Buchungsbestätigung mit Prüfnummer und QR-Code, Platzänderung, Storno, Erstattung, Freigabe oder Rückfrage zur Match-Seite, Antwort auf eine Anfrage nach mehr Standpersonal, Besucher-Tickets mit QR-Codes (auch erneut gesendet), Storno von Tickets und Absage der Messe. Unser Team bekommt kurze Infos über bestätigte Bewerbungen (bei Ausstellern mit Firmenname und Kategorie, bei Privatpersonen ohne Namen), eingereichte Match-Seiten, Anfragen nach mehr Standpersonal (mit Firmenname) und automatische Erstattungen (nur mit Buchungsnummer, ohne Namen). Mails an das Standpersonal der Aussteller verschicken wir nicht.

  • Anbieter: Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande, mit Datenhaltung in einem Rechenzentrum in der EU. Zoho arbeitet nur in unserem Auftrag (Vertrag über Auftragsverarbeitung).
  • Verarbeitet werden Adresse und Name der Empfänger:innen, Inhalt, Zeitpunkt und Zustellstatus.
  • Als Absender steht hallo@soulmate-match.de (diese Adresse dient nur dem Versand); antwortest du auf eine Mail, landet die Antwort in unserem Team-Postfach messe@jrevent.eu (Zoho Mail, Abschnitt 20).
  • Öffnungs- und Klick-Tracking ist abgeschaltet. Wir sehen nicht, ob oder wann du eine Mail öffnest oder einen Link anklickst.
  • Zoho speichert Versandprotokolle nur so lange, wie es für Zustellung, Fehlersuche und Missbrauchsabwehr nötig ist, und löscht sie danach automatisch; die Speicherung der Mail-Inhalte haben wir, soweit möglich, abgeschaltet.
  • Nach Angaben von Zoho kann im Einzelfall Support-Personal der Zoho Corporation Pvt. Ltd. in Indien zugreifen; dafür gelten Standardvertragsklauseln (Abschnitt 21).

Rundmails an Gebuchte: Unser Team kann allen Gebuchten einer Messe organisatorische Nachrichten schicken (z. B. Aufbauzeiten, Anfahrt, „Die Platzwahl ist offen“), je nach Auswahl auch an Zusagen ohne bezahlten Platz. Hast du Tickets gekauft, kann es dir ebenso organisatorische Nachrichten zur Messe schicken (z. B. Verlegung, Parken) – je Adresse einmal. Jede Mail geht einzeln an dich. Rundmails enthalten keine Werbung und deshalb keinen Abmeldelink. Sie erscheinen auch als „Neuigkeit“ im Kundenbereich bzw. auf deiner persönlichen Buchungsseite (nicht auf der Ticket-Seite). Wir speichern Betreff, Text, Zielgruppe, Absender:in aus unserem Team, Zahl der Empfänger und bei welchen Buchungen bzw. Ticket-Bestellungen der Versand scheiterte – keine Adressliste. Rundmails löschen wir ein Jahr nach dem Messetag.

Rechtsgrundlage: wie beim jeweiligen Anlass, meist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. Einladungen zu späteren Messen (Werbung)

Hast du als Aussteller einen Stand bei uns gekauft und bezahlt (ein kostenloser Platz zählt nicht), laden wir dich per Mail zu späteren SOULMATE-Messen ein. Darauf weisen wir schon im Bewerbungsformular beim E-Mail-Feld und im Kundenbereich unter „Messestand“ hin. Flohmarkt- und Second-Match-Verkäufer:innen, Ticket-Käufer:innen und Bewerber:innen ohne Teilnahme bekommen solche Einladungen nicht.

  • Daten: E-Mail-Adresse, Firma, Ansprechpartner:in, Kategorie, Messen mit bezahltem Stand, ggf. Datum deines Widerspruchs.
  • Versand: einzeln aus unserem Team-Postfach (Zoho Mail, Abschnitt 20), ohne Öffnungs- oder Klick-Tracking. Die Empfängerliste laden wir vor jedem Versand neu aus unserem System und löschen die Datei danach.
  • Dauer: bis zu 2 Jahre nach deiner letzten bezahlten Teilnahme, solange du nicht widersprichst.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG (Werbung für eigene ähnliche Leistungen bei Bestandskund:innen).

Widerspruch: Du kannst diesen Einladungen jederzeit widersprechen, zum Beispiel per Mail an messe@jrevent.eu oder als Antwort auf eine Einladung. Dafür entstehen dir keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Darauf weisen wir in jeder Einladung hin. Wir vermerken dann „keine Werbung“ mit Datum an deinem Konto; dein Konto kannst du weiter nutzen.

18. Kontakt per E-Mail oder Telefon und unser Instagram-Auftritt

Kontakt: Schreibst du uns oder rufst an, verarbeiten wir deine Angaben (z. B. Name, Adresse bzw. Nummer, Inhalt), um dein Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um Bewerbung, Buchung oder Vertrag geht, sonst lit. f (Anfragen beantworten). Wir löschen die Angaben, wenn dein Anliegen erledigt ist, spätestens ein Jahr danach; Geschäftsbriefe zu einem Vertrag bewahren wir 6 Jahre auf (Abschnitt 22).

Instagram: Auf unserer Seite verlinken wir unser Instagram-Profil (nur ein Link, Abschnitt 7). Besuchst du es, verarbeitet die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, deine Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen, auch in den USA. Für die Statistiken, die Meta uns zu unserem Profil bereitstellt (nur zusammengefasst, ohne einzelne Personen), sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); Meta übernimmt dabei die Hauptverantwortung, auch für deine Rechte. Schreibst du uns dort, beantworten wir die Nachricht wie oben.

19. Fotos und Videos am Messetag

Am Messetag fotografieren und filmen unser Team und von uns beauftragte Fotograf:innen die Messe, damit wir darüber berichten und für spätere Messen werben können – auf dieser Webseite, bei Instagram und in gedruckter Werbung. Darauf weisen wir am Eingang hin. Was hier über Fotos steht, gilt für Videos genauso.

  • Übersichtsaufnahmen von Halle, Ständen und Publikum, auf denen Einzelne nicht im Mittelpunkt stehen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, über die Veranstaltung zu berichten; § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG).
  • Gezielte Porträts und Bilder, auf denen Kinder erkennbar sind, nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bei Kindern der Eltern.
  • Du willst nicht aufs Bild? Sag es direkt dem Team oder der Fotografin bzw. dem Fotografen, oder schreib uns danach. Wir löschen bzw. veröffentlichen das Bild nicht oder machen dich unkenntlich (siehe auch Abschnitt 24).
  • Bei Instagram kann Meta Bilder auch in den USA verarbeiten (Abschnitt 18).
  • Speicherdauer: Fotos, die wir nicht nutzen, löschen wir ein Jahr nach der Messe. Veröffentlichte Fotos bleiben, bis du widersprichst oder deine Einwilligung widerrufst bzw. bis wir sie nicht mehr brauchen.

20. Wer deine Daten bekommt

Deine Daten bekommen nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke brauchen:

  • intern: nur die Menschen bei der JREvent GmbH, die die Messe organisieren; Helfer:innen am Einlass – nur die Check-in-Karte bzw. die Einlassliste (Abschnitt 14 und 14a) – und Helfer:innen bei Second Match – nur die Angaben aus Abschnitt 13, ohne Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankdaten; alle verpflichtet zur Vertraulichkeit
  • netcup GmbH, Karlsruhe – Server, Datenbank, Bilder (Auftragsverarbeiter, Abschnitt 4); die Datensicherungen liegen auf unserem eigenen Speichersystem
  • Zoho Corporation B.V., Utrecht – Vorgangs-Mails über ZeptoMail (Abschnitt 16) und unser Team-Postfach über Zoho Mail mit Datenhaltung in der EU (Auftragsverarbeiter)
  • Stripe – Zahlungen, Rechnungen, Belege, Erstattungen; bei der von dir gewählten Zahlungsart außerdem PayPal, Apple, Google bzw. bei Wero deine Bank und die EPI Company SE in eigener Verantwortung (Abschnitt 15)
  • boring.tax – unsere Buchhaltung und Steuerberatung: die Buchhaltungssoftware der boring.legal GmbH, Berlin, und die Steuerberatung der boring.tax Steuerberatungsgesellschaft mbH, Stuttgart; Server in Deutschland. Die Software liest mit einem eingeschränkten Lesezugang Zahlungen, Rechnungen und Kundendatensätze aus Stripe. Soweit die Software Daten nur für uns verarbeitet, arbeitet die boring.legal GmbH in unserem Auftrag (Vertrag über Auftragsverarbeitung); die Steuerberatungsgesellschaft handelt als eigene Verantwortliche und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.
  • unser Kreditinstitut – bei Überweisungen, Rücküberweisungen und Auszahlungen an Second-Match-Verkäufer:innen (Überweisungsdatei mit Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, IBAN, Betrag und Abrechnungs-Nr.)
  • Zahlungsdienstleister für Kartenzahlungen am Messetag – SumUp Limited, Irland, bei Käufen von Second-Match-Teilen (Abschnitt 13) und die Unzer GmbH, Heidelberg, an der Tageskasse (Kassensoftware Tillhub mit Cloud-TSE) (Abschnitt 14a), jeweils in eigener Verantwortung; Unzer für die Kassensoftware außerdem in unserem Auftrag
  • Käufer:innen von Second-Match-Teilen – Vor- und Nachname, Wohnort und E-Mail-Adresse der Verkäuferin bzw. des Verkäufers nur, wenn das zur Klärung von Ansprüchen aus dem Kaufvertrag nötig ist (Abschnitt 13)
  • Post- bzw. Paketdienst – nur wenn du den Versand nicht abgeholter Teile wünschst
  • Öffentlichkeit – freigegebene Match-Karten (Abschnitt 12), Mini-Matches mit deiner Einwilligung (Abschnitt 13), Fotos vom Messetag (Abschnitt 19)
  • Behörden (z. B. Finanzamt, Ordnungsamt), wenn wir gesetzlich verpflichtet sind

Dem Verein bzw. Vermieter der Halle geben wir keine Listen mit personenbezogenen Daten. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

21. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Grundsätzlich verarbeiten wir deine Daten in Deutschland und der EU. Ausnahmen:

  • Stripe: mögliche Übermittlung an die Stripe, Inc. (USA) – EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und Standardvertragsklauseln (Abschnitt 15). Für die von dir gewählte Zahlungsart gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters.
  • Zoho: möglicher Support-Zugriff aus Indien; dafür gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), weil es für Indien keinen Angemessenheitsbeschluss gibt.
  • Instagram/Meta: wenn du unser Profil besuchst bzw. bei Fotos, die wir dort zeigen (Abschnitt 18 und 19).

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln bekommst du auf Anfrage (Abschnitt 2).

22. Speicherdauer im Überblick

  • Zählungen gegen Spam (IP, Hash der E-Mail): nur im Arbeitsspeicher, 10 Minuten bis 24 Stunden, spätestens bis zum Neustart (Abschnitt 8)
  • Protokolle der Anwendung (ohne IP, ohne Namen): höchstens 14 Tage
  • Datensicherungen: höchstens 30 Tage
  • Bewerbungen ohne bestätigte Adresse: automatisch 7 Tage nach Eingang
  • Abgelehnte Bewerbungen und Teile: sofort (Second Match: bei der Abgabe abgelehnte Teile mit Grund und Foto 3 Monate nach dem Messetag); Mails im Team-Postfach höchstens 3 Monate
  • Aussteller-Bewerbungen ohne Entscheidung: höchstens 3 Monate nach dem Messetag
  • Flohmarkt und Second Match (Bewerbung, Buchung mit Warteliste und Angeboten, Teile, Fotos, Links): automatisch 3 Monate nach dem Messetag; bei Second Match mit offener Auszahlung oder Rückgabe die dafür nötigen Angaben bis 3 Monate nach deren Abschluss, höchstens bis zum Ende der Verjährung (3 Jahre ab Ende des Jahres der Messe)
  • Besucher-Tickets (Bestellung mit E-Mail-Adresse, Tickets, Einlassvermerke): automatisch 3 Monate nach dem Messetag; nicht bezahlte Bestellungen (ohne personenbezogene Daten) nach 7 Tagen
  • Standpersonal der Aussteller (Vorname, Code, Einlässe): 3 Monate nach dem Messetag; bei Storno oder Löschung der Buchung sofort
  • Bankdaten (Second Match): bis zur Auszahlung; danach nur die letzten 4 Ziffern der IBAN bei der Abrechnung
  • Widerrufserklärungen: 3 Jahre nach Ende des Jahres des Eingangs
  • Mini-Matches auf der Startseite: bis zum Widerruf, längstens bis Ende des Messetags
  • Aussteller-Konto mit Rechnungsanschrift: bis du die Löschung verlangst; ohne Buchung nach 3 Jahren (mit Ankündigung mindestens 30 Tage vorher)
  • Aussteller-Bewerbungen und -Buchungen: mit dem Konto, längstens 3 Jahre nach Ende des Messejahres
  • Match-Karte online: längstens 12 Monate nach dem Messetag ohne neue Buchung
  • Reservierung eines Platzes: 30 Minuten (verlängerbar); Angebot aus der Warteliste: 24 Stunden (längstens bis Beginn des Messetags); Vormerkung längstens bis Ende des Messetags
  • Einlass-Konten und Konten der Helfer:innen bei Second Match: höchstens 1 Monat nach der Messe
  • Rundmails: 1 Jahr nach dem Messetag
  • Heruntergeladene Listen: nach Gebrauch, höchstens 3 Monate nach dem Messetag; Einladungsliste nach dem Versand
  • Einladungen zu späteren Messen: bis 2 Jahre nach der letzten bezahlten Teilnahme oder bis zum Widerspruch
  • Fotos vom Messetag: ungenutzte 1 Jahr; veröffentlichte bis Widerspruch bzw. Widerruf
  • Anfragen per Mail/Telefon: bis zur Erledigung, höchstens 1 Jahr danach
  • Login-Cookie: 2 Stunden bzw. bis zur Abmeldung; Cookie der Testumgebung 30 Tage
  • Rechnungen, Zahlungsbelege, Zahlungsmeldungen von Stripe, Second-Match-Abrechnungen mit Nummer (mit Name und Verkäufer-Nummer, ohne E-Mail-Adresse) und -Kassenvorgänge (ohne Personendaten), Kassendaten der Tageskasse (ohne Personendaten): 8 Jahre
  • Geschäftsbriefe (z. B. Buchungsbestätigungen): 6 Jahre
  • Handelsbücher, Jahresabschlüsse: 10 Jahre

Die gesetzlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. In dieser Zeit nutzen wir die Daten nur noch für diese Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und löschen sie danach in einem jährlichen Löschlauf.

23. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

  • Auskunft über deine Daten bei uns (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung falscher Daten (Art. 16),
  • Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
  • Datenübertragbarkeit – deine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20),
  • Widerspruch (Art. 21, Abschnitt 24),
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3), z. B. für Mini-Matches oder Porträtfotos.

Schreib uns dafür an messe@jrevent.eu.

24. Dein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Widerspruch gegen Werbung: Nutzen wir deine E-Mail-Adresse, um dich zu späteren SOULMATE-Messen einzuladen (Abschnitt 17), kannst du dem jederzeit ohne Begründung widersprechen. Danach nutzen wir deine Daten dafür nicht mehr.

Widerspruch aus Gründen deiner besonderen Situation: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen – zum Beispiel gegen ein Foto vom Messetag oder ein Bild auf einer Match-Seite. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen.

Ein formloser Widerspruch an messe@jrevent.eu genügt.

25. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an deinem Wohn- oder Arbeitsort. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf Telefon: 0211 38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de www.ldi.nrw.de

26. Musst du uns Daten geben?

Du bist nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Die Pflichtangaben in unseren Formularen brauchen wir aber, um eine Bewerbung zu prüfen und einen Vertrag zu schließen und durchzuführen; ohne sie können wir eine Bewerbung, Buchung oder Bezahlung nicht bearbeiten. Die Rechnungsanschrift brauchen wir bei Ausstellern, weil eine Rechnung sie gesetzlich enthalten muss (§ 14 UStG). Ohne Bankdaten können wir dir bei Second Match keinen Erlös überweisen. Freiwillige Angaben helfen uns bei der Planung; fehlen sie, hat das keine Nachteile. Zum Ansehen der Seite sind nur die Verbindungsdaten nötig (Abschnitt 5).

27. Automatisierte Entscheidungen

Wir erstellen keine Profile. Über Bewerbungen, Match-Seiten, Mini-Matches und Erstattungen entscheiden Menschen. Bei der Platzwahl bekommt einen freien Platz, wer ihn zuerst wählt. Auf der Warteliste Flohmarkt laufen einige Schritte automatisch nach den festen Regeln in Abschnitt 5 Abs. 4 der Teilnahmebedingungen: Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Zeitpunkt der Aufnahme (eine Reihenfolge, keine Bewertung deiner Person), frei werdende Plätze werden in dieser Reihenfolge angeboten, ein Angebot endet nach Ablauf der Reservierung, und wer zwei Angebote verstreichen lässt, wird von der Warteliste genommen. Das hat keine rechtliche Wirkung gegenüber dir im Sinne von Art. 22 DSGVO (einen Anspruch auf einen Platz gibt es ohnehin nicht, und eintragen kannst du dich jederzeit wieder) – trotzdem prüft unser Team jeden dieser Schritte auf Wunsch von Hand (messe@jrevent.eu). Weitere Entscheidungen, die allein auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, treffen wir nicht; automatisch läuft sonst nur die volle Erstattung einer Zahlung, die nicht mehr zu einer Buchung oder Ticket-Bestellung passt – das ist immer zu deinen Gunsten. Ob online noch Tickets frei sind, ergibt sich allein aus dem Kontingent und der Reihenfolge der Bestellungen; das ist keine Bewertung deiner Person.

28. Sicherheit

Verbindungen sind mit TLS (HTTPS) verschlüsselt. Passwörter speichern wir nur als Hashwert mit Salt, von persönlichen Links (Bestätigung, Einladung, Passwort, Buchung, Second Match, Tickets) nur einen Hashwert. Seiten mit persönlichem Link werden nicht von Suchmaschinen erfasst und nicht zwischengespeichert. Die Datenbank ist aus dem Internet nicht direkt erreichbar, die Anwendung läuft ohne Administratorrechte. Zugriff auf Bewerbungs-, Konto- und Buchungsdaten haben nur die Menschen, die die Messe organisieren; Aussteller sehen im Kundenbereich nur ihre eigenen Daten. Beträge und Kennungen eines Zahlungsbelegs lassen sich nachträglich nicht ändern; Erstattungen werden am Beleg vermerkt.

29. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Webseite, ihre Funktionen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 09.11.2026